Consejos para compartir de forma segura sus documentos tributarios con su contador público

Se acerca la temporada de impuestos y, para muchas personas y empresas, es hora de comenzar a recopilar y compartir información financiera confidencial con sus contadores públicos certificados (CPA). Si bien este proceso es esencial para la preparación y planificación precisas de los impuestos, también conlleva problemas de seguridad. Proteger sus datos financieros es fundamental en la era digital actual, ya que las ciberamenazas siguen evolucionando. Estos son algunos consejos cruciales para compartir de forma segura tus documentos tributarios con tu contador público, garantizando así que tu información financiera permanezca confidencial y segura.

Utilice servicios seguros para compartir archivos

Una de las formas más seguras de compartir documentos tributarios con su contador público es a través de servicios seguros de intercambio de archivos. Muchas plataformas acreditadas, como Dropbox, Google Drive o software especializado en impuestos, ofrecen opciones seguras para compartir archivos. Estos servicios suelen utilizar el cifrado para proteger tus datos durante la transmisión y el almacenamiento, lo que dificulta el acceso de personas no autorizadas a tu información. Mejor aún, su contador público debe tener un portal de clientes seguro, donde pueda cargar sus archivos de forma segura y confiable en cualquier momento.

Implemente contraseñas seguras

Cuando utilice plataformas en línea para compartir documentos, utilice siempre contraseñas seguras y únicas. Evita usar contraseñas fáciles de adivinar, como «123456" o «contraseña». En su lugar, crea contraseñas complejas con una combinación de letras, números y caracteres especiales. Considera la posibilidad de usar un administrador de contraseñas para generar y almacenar estas contraseñas de forma segura.

Habilitar la autenticación de dos factores (2FA)

Para añadir una capa adicional de seguridad a tus cuentas en línea, habilita la autenticación de dos factores (2FA). Con la autenticación de dos factores, recibirás un código único en tu dispositivo móvil o correo electrónico, que tendrás que introducir junto con tu contraseña. Este paso adicional hace que sea mucho más difícil para los usuarios no autorizados acceder a tus cuentas.

Cifre sus documentos

Antes de compartir documentos fiscales confidenciales, considera la posibilidad de cifrarlos. El cifrado codifica los datos en un código que solo se puede descifrar con la clave de cifrado correcta. Hay varias herramientas de cifrado disponibles, tanto para archivos individuales como para carpetas enteras. El cifrado de los documentos garantiza que, aunque caigan en malas manos, no se puedan leer sin la clave de descifrado.

Comparta documentos directamente con CPA

En lugar de enviar documentos confidenciales por correo electrónico, utilice métodos seguros como los servicios de intercambio de archivos mencionados anteriormente. Si el correo electrónico es tu única opción, puedes cifrar los archivos adjuntos con una contraseña y proporcionársela a tu contador público a través de un canal de comunicación independiente, como una llamada telefónica o en persona.

Actualice regularmente el software y los sistemas

Mantener el sistema operativo y el software del ordenador actualizados es crucial para la seguridad. Las actualizaciones suelen incluir parches para vulnerabilidades conocidas, lo que ayuda a proteger el sistema de los ciberataques. Si no actualiza el software, sus datos podrían quedar expuestos a posibles amenazas.

Tenga cuidado con las estafas de phishing

Esté atento a las estafas de suplantación de identidad, que a menudo se disfrazan de solicitudes legítimas de información confidencial. Verifique siempre la identidad de la persona u organización que solicita sus documentos financieros. Los contadores públicos y profesionales de impuestos legítimos normalmente se pondrán en contacto contigo a través de los canales establecidos y no te solicitarán información confidencial por correo electrónico, a menos que esté cifrada de forma segura.

Copias físicas seguras

Si compartes copias físicas de tus documentos tributarios, asegúrate de guardarlos en un lugar seguro cuando no los utilices. Invierte en un archivador que se pueda cerrar con llave o en una caja fuerte para proteger tus documentos contra el robo o el acceso no autorizado.

Edúquese a sí mismo y a su equipo

Si es propietario de una empresa, asegúrese de que sus empleados estén informados sobre las mejores prácticas de ciberseguridad cuando compartan información financiera con su contador público. Realiza sesiones de formación sobre cómo reconocer los correos electrónicos de suplantación de identidad, utilizar herramientas seguras para compartir archivos y mantener contraseñas seguras.

Revise regularmente sus estados financieros

Vigile de cerca los estados de cuenta de sus bancos y tarjetas de crédito para detectar cualquier transacción sospechosa o no autorizada. La detección temprana de actividades fraudulentas puede evitar pérdidas financieras significativas.

Compartir de forma segura sus documentos tributarios con su contador público es esencial para proteger su información financiera. Si sigue estos consejos, puede reducir el riesgo de acceso no autorizado y proteger sus datos confidenciales de las ciberamenazas. Recuerde que un enfoque proactivo de la ciberseguridad es la mejor defensa contra posibles infracciones.

En Demian & Company CPAs, entendemos la importancia de la seguridad a la hora de gestionar sus documentos fiscales. Nuestro equipo de profesionales experimentados se compromete a garantizar la confidencialidad e integridad de su información financiera durante todo el proceso de preparación y planificación de impuestos. Si está buscando un socio de confianza que lo ayude con sus necesidades tributarias, no dude en ponerse en contacto con nosotros. Póngase en contacto con los contadores públicos de Demian & Company hoy mismo para obtener ayuda experta para superar las complejidades de la temporada de impuestos y garantizar su futuro financiero.