Formas sencillas de mejorar la facturación de cuentas por pagar

Reciba pagos más rápido con mejores políticas y herramientas de facturación

Las cuentas por pagar son uno de los elementos más importantes de su negocio, pero pueden resultar estresantes y difíciles, especialmente para los propietarios de negocios más nuevos. El envío y la recepción de facturas es un proceso al que lleva tiempo acostumbrarse, especialmente si has dejado un empleo tradicional. Sin embargo, incluso las empresas establecidas tienen margen para mejorar su proceso de facturación, acelerar los pagos, mejorar la organización o mejorar el seguimiento.

Esperamos que puedas usar estos consejos para mejorar tus cuentas por pagar, recibir pagos más rápido y procesar las facturas con mayor rapidez.

Usa las herramientas de facturación

Las herramientas financieras como QuickBooks son excelentes para los propietarios de pequeñas empresas, sin importar lo que hagan. QuickBooks le permite enviar y recibir facturas, clasificarlas y pagarlas directamente desde una aplicación. Gracias a funciones adicionales, como la gestión en la nube y la gestión de proyectos, puedes hacer un seguimiento del tiempo y los gastos y, a continuación, recopilarlos en una sola factura para enviarla incluso antes de salir del lugar de trabajo. También puedes guardar las facturas y clasificar al instante tus pagos e ingresos para facilitar la hora de pagar los impuestos.

QuickBooks también incluye pagos recurrentes, lo que te permite enviar automáticamente las facturas por correo electrónico antes de la fecha de vencimiento, para que puedas recibir el pago más rápido. Las facturas en curso te permiten dividir los proyectos más grandes en facturas más pequeñas, que puedes usar para acelerar los pagos.

También puedes configurar recordatorios automáticos, lo que te ahorrará tiempo y problemas. Por ejemplo, la mayoría de las personas dudan en recordar a los clientes que paguen una factura, pero esto suele ser necesario para garantizar un pago puntual. El uso de recordatorios automáticos te permitirá recordárselo a los clientes sin tener que intervenir personalmente para pedirles que paguen.

Cree un estricto control de calidad en las facturas

Es más probable que los clientes paguen las facturas si ven lo que estás cobrando y por qué. También acelerarás considerablemente el proceso de pago al asegurarte de que todos los artículos de la factura sean correctos. Por este motivo, debes establecer controles de calidad que garanticen que has incluido lo correcto en tu factura, que esta sea lo suficientemente transparente y que ofrezcas suficientes detalles.

Herramientas como el seguimiento del tiempo de QuickBooks y Toggl te permiten mantenerte al día con las horas que dedicas a las tareas, las horas de conducción y otros gastos, para que puedas incluirlos con precisión en una factura. Considera la posibilidad de crear una lista de verificación de los artículos que te gustaría ver en la factura que se te envíe y, a continuación, incluir esos artículos en tus propias facturas. Las horas dedicadas a las tareas, los recursos y el tiempo dedicado a los proyectos, el total de gastos individuales, las horas de conducción, etc., son todos ellos una gran ventaja. La mejor opción es registrar las horas y los gastos sobre la marcha, de modo que la factura refleje con precisión los costes.

Comprobar las facturas entrantes

Si bien puede resultar complicado comprobar las facturas entrantes, puedes y debes revisarlas antes de pagar. Muchas personas cometen errores en las facturas, envían facturas duplicadas o cobran incorrectamente por los artículos. Si te aseguras de que la factura es correcta antes de pagar, puedes ahorrarte la molestia de tener que corregirla más adelante.

Crear un cronograma de facturación

Si ha establecido días para pagar y enviar las facturas, será mucho más fácil mantenerse al día y realizar un seguimiento de todo. En la mayoría de los casos, debes pagar las facturas entrantes al menos quincenalmente o semanalmente, y enviar las facturas cada dos semanas o mensualmente. Por ejemplo, si reservas el segundo y el cuarto lunes de cada mes para enviar las facturas, o el 15 y el 30, tendrás tiempo de revisar todo y no tendrás que preocuparte por olvidar que has enviado nada. Al mismo tiempo, puedes usar las herramientas de facturación para configurar la facturación automática para las cuentas que siempre son las mismas.

Mantenga excelentes registros

Si bien los registros no acelerarán la facturación, facilitarán la verificación para garantizar que los pagos y la facturación sean precisos, la copia de las facturas antiguas para usarlas como plantillas y la verificación del total de cuentas por pagar.

Si necesita ayuda con la facturación de sus cuentas por pagar, los expertos de Demian & Company están aquí para ayudarlo. Póngase en contacto con nosotros para obtener más información sobre nuestros servicios de contabilidad o solicitar ayuda para configurar su cuenta de QuickBooks.