Servicios de protección contra el robo de identidad en Nueva Jersey

Qué cubre nuestra protección de identificación fiscal

La mayoría de los consejos sobre el robo de identidad se centran en los particulares, pero las empresas se enfrentan a riesgos diferentes. Los delincuentes pueden atacar un EIN, la información de la parte responsable, los datos de nómina y los registros públicos de inscripción estatal para crear un perfil de la empresa.

Nuestros servicios de protección contra el robo de identidad en Nueva Jersey cubren el aspecto fiscal de esa exposición, donde el acceso de un contador público certificado (CPA) a sus declaraciones, transcripciones y presentaciones de nómina marca la diferencia.

• Revisión de seguridad de EIN y cuentas fiscales

  

  Comenzamos mapeando todos los lugares donde figuran su EIN y los datos de la parte responsable: declaraciones presentadas, proveedores bancarios y de nómina, registros estatales y las personas que los gestionan. La revisión señala los puntos débiles, como contactos desactualizados o un exceso de personal con acceso a documentos confidenciales.

• Monitoreo continuo de cuentas y transcripciones del IRS

  

  De forma programada, revisamos la actividad de su cuenta y la comparamos con lo que usted declaró. Identifique cualquier declaración desconocida, saldo inesperado o presentación de un periodo que no haya gestionado en cuanto aparezca, en lugar de esperar hasta el final del año.

• Configuración de autorización y control de acceso

  

  Su contador público (CPA) debe ser el canal directo con el IRS. Establecemos las autorizaciones adecuadas, como el Formulario 8821 o el Formulario 2848, y restringimos quién dentro de su empresa puede solicitar registros o modificar los datos de contacto.

• Detección de declaraciones y nóminas fraudulentas

  

  Los delincuentes utilizan números de identificación patronal (EIN) robados para presentar declaraciones que generan reembolsos o para enviar formularios W-2 falsos. Nosotros vigilamos los rechazos por duplicidad de declaraciones, las notificaciones sobre declaraciones que usted no preparó y los errores relacionados con la nómina; es decir, las mismas señales de alerta que el IRS indica a las empresas que deben tener en cuenta.

• Protección contra el phishing y el fraude en nóminas

  

  Las solicitudes de datos fiscales de los empleados, los mensajes falsificados que se hacen pasar por el IRS y los cambios fraudulentos de proveedores son vías comunes para el robo de identidad. Le ayudamos a crear normas internas sencillas para verificar las solicitudes y a capacitar a los empleados que gestionan la nómina y la contabilidad.

• Resolución de robo de identidad y presentación del Formulario 14039-B

  

  Si se confirma el uso indebido, preparamos la Declaración Jurada de Robo de Identidad Empresarial (Formulario 14039-B), reunimos los documentos de respaldo y gestionamos la correspondencia con el IRS hasta que se cierre el caso. Su plan de respuesta estará listo antes de que lo necesite.

Dónde se manifiesta el riesgo de identidad fiscal por sector

Cada sector gestiona distintos tipos de datos y transacciones financieras, por lo que los puntos débiles varían. Adaptamos la revisión y el seguimiento a la forma en la que opera realmente su negocio.

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  Despachos de abogados

  

  Las firmas gestionan fondos de clientes, datos de liquidación e información fiscal de socios, lo que las convierte en un objetivo atractivo para los suplantadores de identidad. Nosotros restringimos quién puede autorizar declaraciones y supervisamos las cuentas de socios y firmas para detectar cualquier actividad no autorizada.

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  Cannabis

  

  Los operadores con opciones bancarias limitadas y registros que dependen en gran medida del efectivo quedan expuestos cuando sus datos de identificación circulan entre proveedores y arrendadores. Nosotros limitamos los lugares donde se comparte su EIN y supervisamos las declaraciones para detectar cualquier actividad que usted no haya presentado.

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  Bienes raíces

  

  Muchos propietarios poseen varias LLC, cada una con su propio EIN y responsable. Mantenemos un inventario de todas las entidades y supervisamos cada una de ellas para que una empresa fantasma olvidada no se convierta en un blanco fácil.

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  Comercio electrónico

  

  Las cuentas de marketplace, los procesadores de pagos y los socios logísticos solicitan identificación fiscal. Revisamos dónde se ha enviado la información y supervisamos las declaraciones de pagos, reembolsos o impuestos sobre las ventas que no coincidan con sus registros.

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  Venta al por mayor y distribución

  

  El proceso de alta de proveedores y las solicitudes de crédito hacen que su número de identificación fiscal (EIN) pase por muchas manos. Nosotros verificamos qué proveedores lo tienen y detectamos facturas falsas o solicitudes fraudulentas de cambio de datos bancarios dirigidas a su equipo de cuentas por pagar.

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  Agencias de marketing digital

  Las agencias gestionan las cuentas publicitarias de sus clientes, los pagos a contratistas y los inicios de sesión compartidos. Separamos los datos fiscales de las herramientas de trabajo diario y establecemos reglas de verificación para cualquier cambio en los datos de pago o de contacto.

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  Venta minorista

  La contratación estacional trae consigo nuevos empleados, nuevos registros de nómina y nuevas oportunidades de filtración de datos. Ayudamos a proteger la documentación de incorporación y a supervisar las declaraciones de nómina para detectar cualquier discrepancia con su plantilla de personal.

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  Hospitalidad

  

  La alta rotación y el flujo constante de registros de empleados que reciben propinas convierten a los datos de nómina en un blanco fácil. Protegemos los expedientes del personal y comparamos los salarios declarados con lo que su equipo procesó realmente.

Cómo configuramos su protección

La protección funciona cuando se convierte en una rutina. Esta secuencia le proporciona a su empresa una base de referencia, un calendario de supervisión y un plan de actuación para cuando algo parezca no ir bien.

1. 1. Mapeo de exposición

   Enumeramos todas las entidades, números de identificación fiscal (EIN), responsables, proveedores y miembros del personal vinculados a sus declaraciones de impuestos, y documentamos dónde se almacena o comparte cada dato de identificación.

2. 2. Extracción de cuenta base

   Nuestros contadores públicos certificados recopilan los registros del IRS y estatales de los periodos abiertos y los comparan con sus declaraciones presentadas, para que sepamos exactamente qué es lo "normal" para su negocio.

3. 3. Configuración de controles

   Implementamos autorizaciones, restringimos quién puede solicitar o modificar registros y documentamos pasos de verificación sencillos para las solicitudes de nómina y proveedores.

4. 4. Vigilancia programada

   Revisamos sus cuentas de forma periódica y comparamos la actividad reciente con la línea base. Cualquier anomalía sin explicación se le notificará junto con una recomendación sobre los pasos a seguir.

5. 5. Preparación ante incidentes

   Si se encuentra algo, el papeleo y los contactos estarán listos. Nos encargamos de la declaración jurada ante el IRS, reunimos las pruebas de respaldo y gestionamos la correspondencia de seguimiento mientras usted se concentra en dirigir su negocio.